Priprema projektnog prijedloga i analize



Financiranje projekata



02/03/2022

Priprema projektnog prijedloga

Pripremu projektnog prijedloga dijelimo u dvije faze:

Faza analize – U ovoj fazi identificiramo potrebu za projektom kroz analizu trenutačnog stanja, odnosno, identificirat ćemo neki problem koji će provedbom projekta biti riješen te nizom analiza potkrijepiti razloge za provedbu projekta.
Analiza dionika: identifikacija i karakteriziranje glavnih dionika, ciljnih skupina i korisnika
Analiza problema: identifikacija ključnih problema, ograničenja i potreba, određivanje odnosa uzroka i posljedica
Analiza ciljanog stanja: pretvaranje problema u ciljeve, identifikacija različitih strategija za postizanje ciljeva, odabir odgovarajućih strategija
Faza planiranja – U ovoj fazi ćemo formulirati sam projektni prijedlog, projektne aktivnosti koje ćemo povezati u elemente projekta, planirati troškove i izraditi proračun, formulirat ćemo mjerljive ciljeve i pokazatelje-indikatore uspješnosti (Key Performance Indicator-KPI), procijeniti rizike i osmisliti mjere za njihovo ublažavanje.
Definiranje intervencijske logike: definiranje elemenata projekta, testiranje interne logike, formuliranje mjerljivih ciljeva
Pretpostavke i rizici: prepoznavanje pojava koje utječu na projekt, izvan kontrole organizacije
Određivanje indikatora za mjerenje napretka i načina mjerenja
Plan aktivnosti: trajanje, odgovornosti
Planiranje troškova: iz plana aktivnosti, izrada proračuna

Svaki projekt koji se priprema u okviru metodologije Upravljanja projektnim ciklusom (UPC) mora biti odgovor na specifičan problem koji utječe na organizaciju, lokalnu zajednicu, čitavu državu ili Europsku uniju. UPC metodologija – metodologija upravljanja projektnim ciklusom, / PCM – Project Cycle Management) naziv je cjelokupnog procesa čiji je rezultat provedba odabranog projekta u sklopu objavljenog natječaja. Metodologiju upravljanja projektnim ciklusom (UPC) usvojila je Europska komisija 1992. Prema PCM Guidelines Europske komisije, UPC je “složen i kreativan proces… koji uključuje i pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)”, stoga su “timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovit PCM”.

Projekte formuliramo kao procese koji će ukloniti neki problem ili barem doprinijeti rješenju ili ublažavanju tog problema na način koji se ne može postići redovnim djelovanjem ili periodičkim intervencijama.

Projektne analize

Provode se kao sastavni dio dizajna svakog projektnog prijedloga i to kao prva faza
Temelj su za razradu ciljeva, rezultata i aktivnosti
Daju detaljan uvid u negativno stanje i služe kao temelj za definiciju pozitivnog stanja
Tako se dobiva logička poveznica između problema i ciljeva (pravi odgovor na određeni problem)
Priprema ih se i kad nisu specificirane pozivom i projektnom dokumentacijom jer se uvijek nalaze u kriterijima ocjenjivanja (kriteriji vrednovanja ili evaluacije)

Važne projektne analize:

Analiza dionika
SWOT ili PESTLE analiza
Analiza strateškog okvira
Analiza problema

Analiza Dionika

Analiza dionika predstavlja još jedan važan korak u planiranju i pripremi projekta za korištenje fondova EU. Cilj analize jest identificirati one osobe i organizacije (tzv. stakeholders) koji će, na direktan ili indirektan način, biti uključeni u provedbu projekta, odnosno kojih se tiču problemi koje rješavamo projektom. Analiza dionika daje nam odgovore na sljedeća pitanja:

Tko je pogođen problemom?
Tko bi mogao biti zainteresiran za suradnju?
Tko ima sličan problem? Tko su potencijalni saveznici, a tko protivnici?
Tko bi se mogao uključiti u provedbu projekta?

Dionici u projektu (stakeholders) mogu biti domaće i strane fizičke i pravne osobe. Drugim riječima, lokalno stanovništvo, obitelj i prijatelji provoditelja projekta, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, tijela državne uprave, tijela javne vlasti, udruge, međunarodne organizacije, tvrtke i druge osobe mogu se smatrati dionicima, ali je u svakom pojedinom projektu važno što preciznije utvrditi o kojim se točno osobama ili organizacijama radi kako bi se na njih mogle usmjeriti projektne aktivnosti.

Dionici u projektu:

Prijavitelj – (projektni koordinator/voditelj konzorcija/korisnik ugovora bespovratnih sredstava po potpisu UDBS)

Partneri (tzv. partners) – su organizacije i osobe koje mogu biti direktno uključene u provedbu projekta potpisivanjem partnerskog sporazuma i provođenjem određenih projektnih aktivnosti.

Suradnici (tzv. associates) – su organizacije i osobe koje ne sudjeluju u provedbi projekta na partnerskoj razini, ali podupiru njegovu provedbu i, u manjoj razini, pomažu ostvarenju njegovih ciljeva, bez da su za takve aktivnosti predviđena sredstva u proračunu projekta.

Povezane organizacije – (podružnice iste organizacije)

Protivnici i konkurenti su grupacije koje djeluju na istom ili sličnom području djelatnosti, no mogu zauzimati suprotan stav od provoditelja projekta ili obuhvaćati sličnu problematiku kojom konkuriraju ili se suprotstavljaju provoditeljima projekta.

Korisnici – (ciljana skupina i krajnji korisnici)

Ciljana skupina (tzv. target group) jest grupacija korisnika koji su neposredno uključeni u provedbu projekta i čiji se problemi njime rješavaju. U fazi detaljne analize, važno ih je kvantificirati kako bi se dobio točan broj direktnih korisnika te uključiti podatke o području na kojemu se nalaze. Moraju biti ljudi.
Krajnji korisnici (tzv. beneficiaries) su grupacije kojima projekt posredno pomaže, odnosno posredno pridonosi poboljšanju njihove specifične situacije kada se ispune ciljevi i projekt završi.

SWOT analiza

odnosno SWOT matrix jedna je od najpoznatijih i osnovnih tehnika strateške analize unutar poslovnih znanosti. Riječ je o jednom od ključnih alata, vrlo je važan i preporučljiv kod donošenja svih strateških odluka, primjerice otvaranja nove tvrtke, lansiranja novog proizvoda, prestrukturiranja organizacije, nastupa na novom tržištu i slično. Može se primijeniti na bilo kojem području i zato je vrlo česta u uporabi.

SWOT analiza analizira i identificira četiri aspekta, a to su:

S Strengths (snage),
W Weaknesses (slabosti),
O Opportunities (prilike),
T Threats (prijetnje).

Promatranjem vlastitih snaga i slabosti u kombinaciji s prilikama i prijetnjama dolazimo do strateških saznanja kako bismo mogli poduzeti pravilne mjere i aktivnosti za postizanje poslovnih i drugih ciljeva tvrtke.

Unutarnji čimbenici SWOT analize | Prednosti i slabosti // Strength, Weakness

Na unutarnje čimbenike SWOT analize imamo neposredan utjecaj, odgovorni smo za prilagodbu, razvoj ili djelovanje cijele organizacije ili njezinih pojedinačnih dijelova na pravilan način. Što znači da se u slučaju unutarnjih čimbenika nalazimo u području vlastitog utjecaja.

Vanjski čimbenici SWOT analize | Prilike i prijetnje // Opportunities, Threats

Prilike i prijetnje odnose se na vanjske čimbenike nad kojima nemamo kontrolu i ne možemo izravno utjecati, pa se ponekad možemo samo prilagoditi.

Analiza strateškog okvira

Analiza se provodi kako bi pronašli poveznicu između javnih politika i projekata koje pripremate (projekti služe ispunjavanju strateških ciljeva).

U strateške dokumenete ubrajamo: javne politike na europskoj, nacionalnoj, područnoj ili lokalnoj razini konvencije, deklaracije, odluke, zakoni, strategije, strateški planovi i sl.

Usklađenost projekata i strateških dokumenata važna je jer projekt koji nije u skladu sa strateškim dokumentima ne može osigurati EU financiran.

Usklađenost mora biti:

Usklađenost sa pozivom
Usklađenost sa OP (operativnim programom)
Usklađenost s politikama

KLJUČNI DOKUMENTI

• Strategija Europa 2020

• Partnerski sporazum

• NRS Hrvatska2030

• Zajednička nacionalna pravila

• Operativni programi

• Sektorske strategije i zakoni

• Lokalni i regionalni strateški dokumenti

Analiza problema

Svaki projekt koji se priprema u okviru metodologije Upravljanja projektnim ciklusom (UPC) mora biti odgovor na specifičan problem koji utječe na organizaciju, lokalnu zajednicu, čitavu državu ili Europsku uniju.
Projekte formuliramo kao procese koji će ukloniti neki problem ili barem doprinijeti rješenju ili ublažavanju tog problema na način koji se ne može postići redovnim djelovanjem ili periodičkim intervencijama.
Projektne analize se kao prva faza provode u izradi svakog projektnog prijedloga i neizostavan su dio izrade

osnovnog dizajna projekta one su temelj za drugu fazu pripreme projektnih prijedloga (razrada ciljeva, aktivnosti, rezultata, proračuna, rizika).

Analiza problema nam omogućuje da identificiramo ključan problem te uočimo uzroke koji do njega dovode i definiramo ili anticipiramo posljedice koje iz ključnog problema proizlaze.
Ključan postupak u analizi jest uočavanje uzročno posljedičnih veza kako bi se ista logika mogla primijeniti

u identifikaciji rezultata i ciljeva nekog projekta.

Analiza problema nam daje detaljan i jednostavan (grafički jasan) uvid u negativno stanje (problem kojega želimo riješiti) i služi kao temelj za definiranje pozitivnog stanja (projekt).
Tako dobivamo logičku vezu između problema koje prepoznajemo i projekta kojim želimo riješiti taj

problem, osiguravamo da projekt zaista ima učinak na definirani problem.

Koraci u analizi problema: